Todo lo que SGDOX puede hacer por ti
Funcionalidades SGDOX que marcan la diferencia: redacción colaborativa, flujos de aprobación y firma electrónica nativa en un sistema 100 % ecuatoriano.
Funcionalidades de SGDOX
SGDOX es un sistema de gestión documental diseñado para modernizar el trabajo institucional: elaboración, bandejas de seguimiento, control de adjuntos, trazabilidad y firma electrónica integrada. Todo desde el navegador, con experiencia moderna, foco en orden, control y cumplimiento.
Lo que más valoran las instituciones
Control y seguridadAccesos restringidos, cifrado, integridad verificable y auditoría para entornos institucionales.
Orden documentalPlantillas, bandejas, versiones, NUT y trazabilidad para mantener todo claro y rastreable.
Agilidad operativaBúsqueda instantánea, firmas masivas, tareas por documento y trabajo en equipo sin fricción.
Interfaz adaptable (móvil, tablet y escritorio)
Trabaja desde cualquier dispositivo con una experiencia consistente.
- Diseño responsive para pantallas grandes y pequeñas.
- Operación desde móvil para revisión, bandejas y acciones comunes.
- Navegación optimizada para uso diario institucional.
Editor visual avanzado
Redacta documentos con herramientas modernas y formato institucional.
- Inserta imágenes, tablas y contenido estructurado.
- Soporta pegado de contenido desde Word manteniendo estructura.
- Facilita creación rápida sin depender de editores externos.
Plantillas de documentos (con vista previa)
Estandariza documentos y reduce errores de forma.
- Configuración de plantillas por tipo documental (p. ej. memorando).
- Encabezado/pie, márgenes y elementos institucionales (logo).
- Vista previa para validar el formato antes de usarlo.
- Salida lista para PDF para envío y firma (según el flujo institucional).
Firma electrónica integrada
Firma documentos sin instalaciones adicionales en el equipo del usuario.
- Firma desde el navegador, sin depender de componentes externos.
- Soporta certificados tipo archivo P12 y PEM.
- Firma sobre el PDF del documento generado por el sistema.
- El documento firmado puede verificarse en servicios oficiales (p. ej. FirmaEC).
Firmas múltiples en un mismo documento
Un documento puede ser firmado por más de un interviniente.
- Soporta múltiples firmas sobre el PDF.
- Mantiene coherencia del documento final para verificación.
- Ideal para aprobación/validación con varias responsabilidades.
Firmas masivas
Firma varios documentos en un solo flujo, reduciendo tiempos operativos.
- Pensado para carga operativa alta (aprobaciones, despachos, cierres).
- Reduce pasos repetitivos y acelera la gestión.
- Mantiene trazabilidad del proceso de firma.
Bandejas de trabajo
Organiza el ciclo de vida documental con bandejas claras por etapa.
- Recibidos, Enviados, Archivados, Reasignados, Elaboración, Informados, Papelera y Especiales.
- Acciones de seguimiento por estado, con control de lectura.
- Recuperación de documentos según política institucional.
Bandeja compartida
Cuando el trabajo es por equipo, la bandeja también puede serlo.
- Atención coordinada desde un punto central.
- Visibilidad útil para coordinación y jefaturas.
- Control de acceso y acciones según permisos definidos.
Subrogación y encargos
Mantiene el flujo institucional cuando hay ausencias o cambios temporales.
- Delegaciones temporales con fechas de inicio y fin.
- Control de acciones realizadas durante el encargo.
- Terminación/cancelación de delegaciones según necesidad.
Gestión de Áreas y estructura organizacional
Administra la estructura de la institución para ordenar usuarios y operación.
- Estructura organizacional por áreas y dependencias.
- Asociación de usuarios a áreas para flujos y organización.
- Base para distribución, orden documental y control operativo.
Listas de distribución
Arma destinatarios por áreas o grupos para envíos institucionales ordenados.
- Selección por área y usuarios asociados.
- Facilita comunicación institucional recurrente.
- Reduce errores al enviar a grupos establecidos.
Colaboración simultánea
Trabajo colaborativo para agilizar la elaboración institucional.
- Edición y gestión con enfoque de colaboración.
- Apoya construcción y revisión de documentos en equipo.
- Reduce tiempos de coordinación en elaboración y validación.
Control de versiones
Mantiene historial para trazabilidad y control documental.
- Versiones del documento para registrar evolución y cambios.
- Soporta control interno de elaboración, revisión y ajustes.
- Evita pérdida de información por modificaciones sucesivas.
Búsqueda avanzada (instantánea y con control de acceso)
Busca en segundos entre grandes volúmenes de documentos, sin sacrificar seguridad ni confidencialidad.
- Búsqueda instantánea: encuentra documentos entre miles en pocos segundos, con filtros por área, bandeja, fechas y tipo documental.
- Resultados claros y navegables para seguimiento operativo (remitente, asunto, fechas, etc.).
- Acceso protegido: solo ves lo que tu rol/permisos permiten; los documentos restringidos no se exponen a usuarios no autorizados.
Documentos reservados (control de acceso)
Protege documentos sensibles mediante acceso restringido.
- Visualización limitada a remitente y destinatarios autorizados.
- Mensaje claro de restricción cuando un usuario no tiene acceso.
- Útil para documentos confidenciales dentro del flujo normal.
Adjuntos y control de archivos
Adjunta evidencias y anexos con control institucional.
- Adjuntar, consultar y descargar archivos vinculados al documento.
- Límite personalizable de tamaño y cantidad según política institucional.
- Visualización de huella SHA-256 para verificación de integridad.
Documentos encriptados (AES-256) e integridad (SHA-256)
Protección criptográfica para resguardo documental y control de integridad.
- Encriptación automática de documentos (y adjuntos según política definida).
- Acceso restringido mediante llave privada generada por el sistema (según configuración).
- Integridad verificable con SHA-256 para control y auditoría.
Auditoría y trazabilidad
Conoce el “quién, cuándo y qué” de cada documento.
- Historial de acciones: movimientos, actualizaciones, envíos.
- Trazabilidad del ciclo de vida por bandejas y eventos.
- Soporte para control interno y verificación operativa.
Notificaciones por correo
Alertas en eventos relevantes del documento para apoyar el seguimiento.
- Notifica cambios clave del ciclo documental (según configuración).
- Mejora tiempos de respuesta y coordinación entre participantes.
- Complementa la trazabilidad con avisos oportunos.
Gestión de credenciales y seguridad de acceso (2FA)
Controles de acceso para operación institucional segura.
- Cambio de contraseña y gestión de credenciales del usuario.
- Autenticación con verificación en dos pasos (2FA).
- Base para políticas internas de seguridad y cumplimiento.
Gestión de tareas por documento
Crea y da seguimiento a tareas vinculadas a documentos para no perder pendientes ni tiempos.
- Tareas asociadas al documento (responsable, descripción y fecha límite).
- Control de avance (pendiente / completada) y seguimiento dentro del flujo de trabajo.
- Útil para compromisos internos, revisiones, aprobaciones y cierres operativos.
Expedientes (NUT – Número Único de Trámite)
Agrupa y da seguimiento a documentos relacionados a un mismo trámite bajo un identificador único.
- Asigna y maneja numeración para consolidar documentos por trámite.
- Organiza la gestión documental por expediente trazable.
- Alineado a la denominación NUT según normativa archivística en Ecuador.
Modelos de implementación
Implementación flexible según necesidades institucionales.
- Modalidad en nube o en infraestructura del cliente (según el esquema contratado).
- Ajuste a políticas internas de TI y seguridad.
- Despliegue apoyado en componentes modernos y escalables.
Arquitectura moderna (stack y escalabilidad)
Construido con tecnologías modernas para rendimiento y evolución.
- Frontend React (SPA) + Backend Symfony.
- Búsqueda/indexación con Elasticsearch.
- Contenedores Docker para despliegue y operación.
Te mostramos un flujo real: elaboración, envío, bandejas, búsqueda, auditoría y firma electrónica integrada.
Tú preguntas, nosotros respondemos
Preguntas frecuentes de nuestros clientes, si tienes dudas o nuevas consultas, contáctanos y las respondemos.
Sí. SGDOX permite configurar flujos de aprobación según jerarquías o áreas sin necesidad de conocimientos técnicos ni ayuda del proveedor.
Sí. Cada vez que se guarda un documento o se genera una vista previa, el sistema almacena automáticamente una versión anterior que puedes consultar o recuperar.
Así es. SGDOX incluye firma electrónica legal compatible con FirmaEC, directamente desde el navegador, sin plugins ni programas adicionales.
El sistema permite configurar flujos de firmas múltiples. Cada usuario puede firmar el mismo documento con su certificado, y el sistema valida cada firma individualmente.
Sí. SGDOX tiene un diseño completamente responsivo que te permite acceder, redactar, revisar y firmar documentos desde cualquier dispositivo móvil.
No, SGDOX cuenta con un sistema de firma electrónica incorporado, por lo que no necesitarás instalar plugins adicionales o Java.
Si, en nuestro espacio de GitHub: https://github.com/floydu/SGDOX
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