Una plataforma documental robusta, madura y en evolución constante
SGDOX concentra en un solo entorno la elaboración, firma electrónica, trazabilidad, bandejas, expedientes, búsqueda, seguridad y gestión institucional. Es una plataforma desarrollada para operar en escenarios reales, crecer con las necesidades de cada organización y mejorar continuamente a partir de la experiencia de sus usuarios.
Explora las capacidades de SGDOX por área
Selecciona una categoría para revisar únicamente las funcionalidades relacionadas.
Elaboración documental
Crea oficios, memorandos y otros tipos documentales con editor visual, destinatarios, copias, categorías, etiquetas, asunto y contenido institucional.
Plantillas y formatos institucionales
Configura tipos documentales, encabezados, pies de página, márgenes, logotipos, numeración y reglas propias de cada institución.
Nuevo motor de generación PDF
Convierte el contenido elaborado en documentos PDF institucionales listos para revisión, firma, envío y conservación.
Vista previa antes del envío
Permite revisar el documento generado antes de firmarlo o enviarlo para reducir errores de presentación y contenido.
Historial de versiones
Conserva el historial de elaboración y cambios del documento para facilitar seguimiento y control durante su preparación.
Respuestas y documentos relacionados
Vincula respuestas, documentos de origen y antecedentes para mantener el contexto completo de cada trámite.
Firma electrónica desde el navegador
Firma documentos con certificados electrónicos válidos en archivo, sin Java, sin plugins y sin uso obligatorio de tokens USB.
Firmas múltiples
Permite que varias personas firmen un mismo documento conforme a las responsabilidades definidas.
Documentos especiales con firma progresiva
Gestiona documentos que deben ser firmados por distintos usuarios en momentos diferentes hasta completar el documento final.
Firma masiva
Facilita la firma de varios documentos en una sola operación cuando la carga de trabajo lo requiere.
Verificación del documento firmado
Mantiene el PDF firmado disponible para consulta, descarga y validación con herramientas compatibles.
Bandejas de trabajo
Organiza documentos recibidos, enviados, reasignados, informados, archivados, en elaboración, especiales y eliminados.
Reasignación con responsabilidad
Transfiere la atención de un documento a otro usuario o área, registrando el movimiento y el nuevo responsable.
Bandejas compartidas
Permite que equipos autorizados atiendan documentación desde una bandeja común sin perder control de accesos.
Subrogaciones y encargos
Mantiene la continuidad operativa cuando un usuario se ausenta o delega temporalmente sus funciones.
Copias e informados
Distribuye documentos a usuarios que deben conocer su contenido sin convertirlos en responsables principales del trámite.
Tareas vinculadas al documento
Asigna actividades, responsables y fechas relacionadas con documentos para controlar compromisos y pendientes.
Notificaciones por correo
Envía avisos sobre eventos relevantes para apoyar el seguimiento y la atención oportuna.
Gestión de expedientes
Agrupa documentos, participantes, actuaciones y antecedentes dentro de un mismo proceso o trámite institucional.
Tipos de expediente
Permite crear estructuras reutilizables para distintos procesos y mantener una organización homogénea.
Participantes y administración
Define responsables, usuarios intervinientes y administración del expediente según el proceso.
Estados y cierre
Controla la evolución del expediente desde su preparación hasta su finalización, conservando su trazabilidad.
Número Único de Trámite (NUT)
Identifica trámites y expedientes con una referencia única para facilitar seguimiento y consulta.
Áreas, cargos y estructura institucional
Configura dependencias, unidades, cargos y jerarquías para reflejar la organización real de la institución.
Usuarios, roles y permisos
Administra accesos y capacidades de acuerdo con las funciones y responsabilidades de cada usuario.
Listas de distribución
Crea grupos de destinatarios para agilizar comunicaciones recurrentes y reducir errores de envío.
Tipos documentales y numeración
Define clases de documentos, secuencias de numeración y reglas institucionales por área o proceso.
Categorías, etiquetas y metadatos
Clasifica documentos para mejorar su organización, recuperación y consulta.
Búsqueda avanzada
Localiza documentos mediante asunto, contenido, fechas, remitentes, destinatarios, tipos documentales y otros metadatos.
Búsqueda por contenido
Encuentra información dentro del contenido indexado sin depender únicamente del número del documento.
Control de acceso en resultados
Muestra únicamente la información que corresponde a los permisos y participación de cada usuario.
Documentos reservados
Restringe la visualización de documentos sensibles a los usuarios expresamente autorizados.
Cifrado de documentos y adjuntos
Protege los archivos almacenados mediante mecanismos criptográficos definidos por la plataforma.
Integridad verificable
Utiliza huellas digitales para detectar alteraciones y apoyar la verificación de archivos.
Autenticación en dos pasos
Añade una capa adicional de protección al acceso de las cuentas de usuario.
Bitácora de acciones
Registra operaciones relevantes realizadas por los usuarios para auditoría y control institucional.
Control de adjuntos
Administra cantidad, tamaño, consulta y descarga de archivos anexos conforme a las políticas definidas.
Ventanilla y recepción documental
Permite registrar documentación recibida desde ciudadanos, proveedores u otras instituciones.
Documentos ciudadanos
Gestiona solicitudes, comunicaciones y trámites externos dentro del mismo ciclo documental institucional.
Portal web institucional
Facilita la publicación y administración de información o servicios documentales definidos por la institución.
Seguimiento de trámites
Permite consultar el estado de trámites y documentos de acuerdo con las opciones habilitadas por la institución.
Interfaz adaptable
Opera desde computadores, tabletas y teléfonos compatibles mediante una experiencia web responsive.
Despliegue en la nube
Puede operar como servicio administrado con infraestructura, mantenimiento y respaldos según el plan contratado.
Instalación en infraestructura propia
Puede desplegarse en servidores institucionales cuando se requiere control directo sobre la infraestructura.
Soporte y evolución continua
Recibe correcciones, mejoras funcionales y acompañamiento local basado en la operación real de instituciones usuarias.
Dudas habituales sobre las funcionalidades
Respuestas directas sobre firma, expedientes, búsqueda, seguridad y despliegue.
¿SGDOX necesita Java, plugins o tokens USB para firmar?
No. SGDOX permite firmar desde el navegador con un certificado electrónico válido en archivo y su contraseña. No requiere Java, complementos de firma ni el uso obligatorio de tokens USB.
¿Puede un documento tener varias firmas?
Sí. SGDOX permite firmas múltiples y también documentos especiales que se firman progresivamente por diferentes usuarios hasta completar el documento final.
¿SGDOX incluye gestión de expedientes?
Sí. Permite crear expedientes, definir participantes, agrupar documentos, controlar estados y mantener trazabilidad durante todo el proceso.
¿Se puede buscar dentro del contenido de los documentos?
Sí. SGDOX incorpora búsqueda avanzada por metadatos y contenido, respetando los permisos de acceso de cada usuario.
¿Los documentos y adjuntos se almacenan protegidos?
SGDOX incorpora cifrado de archivos, controles de acceso, huellas de integridad, autenticación en dos pasos y bitácoras de acciones. La protección integral también depende de la infraestructura y políticas de la institución.
¿Puede funcionar en la nube o en servidores propios?
Sí. SGDOX puede operar como servicio en la nube o instalarse en infraestructura administrada por la propia institución.
Revisa estas funcionalidades en un flujo real
Te mostramos cómo SGDOX se adapta a los documentos, usuarios, áreas y procesos de tu institución.