Planifica una migración a SGDOX con alcance, validación y control
Migrar desde Quipux no consiste únicamente en copiar archivos. Requiere analizar la estructura existente, definir qué información puede preservarse y validar cada etapa antes del paso a producción.
Una migración estructurada, no una copia improvisada
El proyecto se organiza para reducir riesgos, comprobar resultados y permitir que la institución participe en las decisiones y validaciones.
Levantamiento y planificación
Se identifica el entorno actual y se define el alcance técnico y funcional.
- Inventario de módulos y personalizaciones.
- Volumen de documentos y adjuntos.
- Reglas de transformación y mapeo.
- Riesgos y criterios de aceptación.
Extracción y carga controlada
Los datos se procesan por lotes, con trazabilidad y controles de consistencia.
- Extracción desde las fuentes disponibles.
- Transformación y carga por etapas.
- Conteos cruzados y validación relacional.
- Registro técnico de resultados.
Pruebas y puesta en producción
La institución valida el resultado antes de iniciar la operación definitiva.
- Ambiente de pruebas.
- Muestreo documental y funcional.
- Plan de corte y estabilización.
- Capacitación según roles.
Migración por fases y con puntos de control
El enfoque evita trasladar toda la información de una sola vez. Cada etapa produce resultados verificables antes de avanzar.
Diagnóstico del entorno Quipux
Revisión de versión, módulos, personalizaciones, usuarios, áreas, documentos, adjuntos y respaldos.
Modelo de datos y mapeo
Definición de correspondencias entre usuarios, áreas, tipos documentales, estados, metadatos e identificadores históricos.
Migración piloto
Carga controlada de una muestra representativa para comprobar reglas, calidad y resultados.
Validación institucional
Revisión de documentos, metadatos, relaciones e historial conforme a criterios acordados.
Migración por fases
Ejecución por periodos, áreas o tipos documentales, con reportes y puntos de control.
Corte y estabilización
Puesta en producción, acompañamiento inicial y ajustes derivados del uso real.
Qué información puede trasladarse desde Quipux
El alcance depende del acceso a la base de datos, los repositorios documentales, la versión utilizada y las personalizaciones existentes.
Estructura institucional
- Usuarios, perfiles y roles.
- Áreas, dependencias y jerarquías.
- Catálogos y tipos documentales.
- Configuraciones necesarias para operar.
Documentos e historial
- Documentos y archivos adjuntos.
- Asunto, fechas, participantes y estados.
- Numeración e identificadores históricos.
- Movimientos cuando estén disponibles.
Trámites y expedientes
- Agrupaciones documentales existentes.
- Relaciones entre documentos y trámites.
- Preparación para expedientes en SGDOX.
- Validación con áreas usuarias.
Respuestas antes de iniciar una migración
Estas son las dudas más habituales al evaluar el traslado de información desde Quipux hacia SGDOX.
¿Se puede migrar todo exactamente como está en Quipux?
Depende de la versión, las personalizaciones, la estructura de la base de datos y la disponibilidad del repositorio documental. El diagnóstico define qué información puede trasladarse directamente, qué requiere transformación y qué debe reconstruirse en SGDOX.
¿La migración obliga a detener la operación?
No necesariamente. El enfoque recomendado es trabajar por fases, con cargas controladas, ambiente de pruebas y un plan de corte final.
¿Qué información se necesita para comenzar?
Se requiere información sobre módulos utilizados, volumen documental, estructura de usuarios y áreas, personalizaciones existentes y disponibilidad de respaldos o acceso técnico.
¿Es obligatorio migrar toda la información histórica?
No. Algunas instituciones pueden iniciar SGDOX con una fecha de corte, mientras otras requieren una migración parcial o completa.
¿Se puede conservar la numeración y el historial documental?
Sí, cuando la información fuente está disponible y puede relacionarse de forma confiable. El alcance debe definir identificadores, metadatos, fechas, estados y movimientos que serán preservados.
¿Cómo se valida que la migración fue correcta?
Se utilizan conteos comparativos, muestreo documental, verificación de metadatos, revisión de relaciones y criterios de aceptación aprobados por la institución.
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Revisamos el volumen, la estructura, las fuentes disponibles y los riesgos para proponer un plan de migración por fases.